Минфин довел новые методические рекомендации, по которым надо проводить инвентаризацию. В рекомендации эксперты показали важные правила инвентаризации по всем направлениям учета: от имущества до забаланса. В ней — порядок со всеми образцами описей и актов, которые можно внедрить в свой процесс.

Новые рекомендации Минфина по инвентаризации

Минфин выпустил методические рекомендации, как проводить инвентаризацию по СГС «Учетная политика» (письмо Минфина от 01.07.2024 № 02-06-06/61122). Для этого должны быть внесены изменения в учетную политику: в положение об инвентаризации и в положение о комиссии.

Также важно соблюдать правила проведения инвентаризации по новым методуказаниям. В них даны разъяснения по таким вопросам:

• сколько комиссий по инвентаризации создавать и кого в них включать;
• можно ли создавать временные комиссии;
• для чего создаются рабочие комиссии;
• можно ли менять состав комиссии;
• как комиссия должна принимать решения на заседаниях;
• как действовать на разных этапах инвентаризации;
• сроки годовой инвентаризации;
• новые методы инвентаризации;
• что обязательно проверять в годовой инвентаризации.

Какие сроки инвентаризации

Годовую инвентаризацию проводите не ранее 1 октября отчетного года. В положении об инвентаризации пропишите периодичность инвентаризации для разных объектов, а также на какую дату будете их проверять. К примеру, ОС, МЗ, НМА по субсчету «Иное движимое имущество» можно проверять один раз в три года. А вот для инвентаризации расчетов установлены специальные правила – начать проверку можно 1 октября, но вот для просроченных долгов, которые возникли на 1 января, установлены другие сроки.

Новые сроки годовой инвентаризации

Новые сроки инвентаризации Минфин прописал в пункте 32 приложения 1 к СГС «Учетная политика» и в письме от 01.07.2024 № 02-06-06/61122.

Внимание

Ответственность за непроведение инвентаризации несет лично руководитель учреждения.

Искажение показателей бухгалтерской отчетности из-за неорганизованной инвентаризации является виной руководителя, а не главного бухгалтера. Бухгалтерия несет ответственность за неисполнение возложенных на нее задач. Организация инвентаризации не входит в функции бухгалтера. К такому выводу пришел Ломоносовский районный суд г. Архангельска в своем решении от 1 июля 2024 года № 12-406/2024.

Как проводить инвентаризацию

Основные этапы инвентаризации даны в письме Минфина от 01.07.2024 № 02-06-06/61122. Чтобы ознакомится, как действовать на каждом из этапов, кликните по ссылке в схеме.

Как инвентаризировать объекты учета

Инвентаризируйте все нефинансовые и финансовые активы, обязательства и другие объекты бухучета, которые числятся на балансе или забалансовых счетах, находятся в учреждении на праве оперативного управления, в пользовании или аренде.

Имущество 

ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА

Инвентаризируйте основные средства, которые числятся на счете 101.00, не реже одного раза в три года. Срок, когда проводить инвентаризацию, закрепите в учетной политике. Например, так: «Проводить инвентаризацию основных средств один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности». Проверяйте основные средства, которые принадлежат учреждению на праве оперативного управления, арендованы, числятся на ответственном хранении на забалансовом счете 02.

Во время инвентаризации имущества обязательно проверьте наличие и госрегистрацию инженерно-технических сетей: наружной сети электроснабжения, газоснабжения, теплоснабжения, наружного водопровода, наружной сети водоотведения (канализацию, септик), наружной сети связи.

Перед инвентаризацией проверьте:

• инвентарные карточки, книги и описи на основные средства, как они заполнены;
• состояние техпаспортов и других технических документов;
• документы на основные средства, которые приняли или сдали на хранение и в аренду;
• документы, которые подтверждают право собственности на недвижимость.

Осмотрите объекты и занесите в опись их полные наименования, назначение, инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные показатели. Машины, оборудование и транспортные средства занесите в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности. Если выявите объекты, которые не приняты на учет или данные по которым неверные, в опись включите правильные сведения и их характеристики.

Сверьте фактическое наличие основных средств с данными бухучета. Проверьте состояние основных средств. Составьте отдельную опись по объектам: на ответственном хранении и полученным в пользование или арендованным.

Внесите в инвентаризационные описи данные о фактических остатках основных средств. Укажите статус и целевую функцию актива, а также признаки обесценения, если они есть. В опись вносите правильные сведения и технические показатели по объектам, даже если данные расходятся с бухучетом.

Неучтенный объект, который выявили во время инвентаризации, комиссия должна включить в инвентаризационную опись. Укажите в ней правильные данные и технические показатели по выявленным объектам. Такие правила — в пункте 24 Общих требований из приложения 1 к СГС «Учетная политика».

Внимание

Излишки принимайте на баланс только при наличии первичных документов на них. Опись не является таким документом.

Излишки из ниоткуда не появляются. Либо ошибки в учете, забыли оприходовать объект. Либо кто-то забыл свое имущество, например, студенты при выезде из общежития. Нельзя взять и принять такое имущество в госсобственность. Это влечет за собой расходы на его содержание, налоги.

На основании описи и Акта о приеме-передаче НФА отразите излишки на забалансовом счете 02 как имущество на хранении и организуйте служебную проверку. Если обнаружили ошибку в учете, примите объект через исправление в учете. Если ошибок нет и владельцев не нашли, объявляйте в собственность государства через суд.

Такие правила — в пункте 27 Общих требований из приложения 1 к СГС «Учетная политика».

Ситуация

Как оформить имущество, которое поступает во время инвентаризации

Если во время инвентаризации в учреждение поступит имущество, оформите его в отдельной описи. Пропишите в учетной политике правила, как принимать такие объекты. Например, так:

«Имущество, которое поступило во время инвентаризации, принимают ответственные лица в присутствии членов инвентаризационной комиссии и заносят его в отдельную инвентаризационную опись. В акт о результатах инвентаризации такое имущество не включается. Описи прилагают к акту о результатах инвентаризации».

Ситуация

Как отразить недостачу шин, которые включены в стоимость автомобиля и не числятся в учете

Специалисты придерживаются такой позиции: недопустима ситуация, когда шины нигде не числятся: ни на балансе, ни на забалансовом учете. Если вы купили шины вместе с автомобилем, значит, должны были для контроля вести учет на счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных».

Инструкцией № 157н учреждению предоставлена свобода выбора объектов, которые надо учитывать на счете 09. Перечень нужно закрепить в учетной политике. Несмотря на это, проверяющие требуют учет шин на счете 09. Иначе — нарушение.

В рассматриваемой ситуации возможен такой алгоритм.

Инвентаризационная комиссия. Так как при формировании описей шин в учете не было, информацию об их недостаче комиссия должна отразить в описи по автомобилю — в графе «Примечание». Например, так: «При осмотре автомобиля и принадлежностей к нему выявлена недостача комплекта зимних шин». В заключении комиссии нужно отметить, что шины на учете не числятся, отметка о них – только в инвентарной карточке. Это будет сигналом для бухгалтерии разобраться.

Информацию о недостаче из описи также отразите в Акте о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Бухгалтерия. На основании информации из описи и Акта бухгалтерия должна исправить ошибку в учете — датой обнаружения ошибки. То есть сначала надо восстановить шины на счете 09. Для этого на основании Бухгалтерской справки (ф. 0510833) сделайте запись:

Увеличение забалансового счета 09
— восстановили шины на забалансовом учете.

По какой стоимости восстановить шины на учет, в инструкции не сказано. Есть два варианта: если в накладной на автомобиль стоимость шин была выделена отдельно — по стоимости из накладной. Если стоимости там нет, то примите к учету по справедливой стоимости на дату постановки на учет.

Затем сформируйте инвентаризационную опись по счету 09, отметьте недостачу шин в ней и оформите Акт о результатах инвентаризации. Далее инвентаризационная или другая уполномоченная комиссия составляет Акт о списании матзапасов (ф. 0510460). На основании описи и актов спишите шины с учета и отразите ущерб. В учете сделайте проводки:

Уменьшение забалансового счета 09
— списаны шины с учета;

Дебет 0.209.74.567 Кредит 0.401.10.172
— отражена сумма ущерба, если виновное лицо установлено и согласно возместить ущерб;

Дебет 0.209.74.567 Кредит 0.401.40.172
— отражена сумма ущерба, если на то, чтобы установить виновное лицо, нужно время или виновного будет определять суд.

Сумму ущерба должна определить инвентаризационная или другая уполномоченная комиссия. Ущерб оценивайте по справедливой стоимости на дату, когда обнаружили недостачу. Важно! Размер ущерба не может быть оценен ниже стоимости имущества по данным бухучета с учетом износа. Такой порядок установлен статьей 246 ТК и разъяснен в письме Минфина от 27.08.2018 № 02-07-05/60833.

Совет

Учитывая, что ситуация нестандартная, согласуйте правила с учредителем, чтобы не было проблем с отчетностью.

НЕМАТЕРИАЛЬНЫЕ АКТИВЫ

При инвентаризации нематериальных активов проверьте объекты на счете 102.00 и на счете 111.60. Инвентаризируйте НМА не реже 1 раза в год. До начала проверки комиссия получает документы о постановке на учет или выбытии НМА. При инвентаризации неисключительных прав на счете 111.60 проверьте срок пользования правами. По объектам, которые числятся на счете 102.00, проверьте наличие патентов, товарных знаков и других документов, которые подтверждают исключительные права на НМА.

Нематериальные активы инвентаризируйте по местам хранения документов и материально ответственным лицам. Сверьте данные фактического и бухгалтерского учета. Внесите в инвентаризационные описи наименование и количество актива, данные о фактических остатках нематериальных активов. Укажите статус и целевую функцию.

По объектам интеллектуальной собственности сверяйте их номера и статус с информацией из открытых реестров. Такие рекомендации для своих подведомственных учреждений довел Минздрав в письме от 02.10.2024 № 27-4/872. Если статус исключительных прав в реестре «не действует», то их надо списать. Кроме того, при инвентаризации комиссия должна сравнить затраты на пользование НМА и его балансовую стоимость. Если затраты выше – это признак того, что требуется переоценка.

Если во время инвентаризации в учреждение поступит нематериальный актив, оформите его в отдельной описи. Пропишите в учетной политике правила, как принимать такие объекты. Например: «Имущество, которое поступило во время инвентаризации, принимают ответственные лица в присутствии членов инвентаризационной комиссии и заносят его в отдельную инвентаризационную опись. В акт о результатах инвентаризации такое имущество не включается. Описи прилагают к акту о результатах инвентаризации».

Неучтенный объект, который выявили во время инвентаризации, комиссия должна включить в инвентаризационную опись. Укажите в ней правильные данные и технические показатели по выявленным объектам. Такие правила — в пункте 24 Общих требований из приложения 1 к СГС «Учетная политика».

Внимание

Излишки принимайте на баланс только при наличии первичных документов на них. Опись не является таким документом.

Излишки из ниоткуда не появляются. Как правило, это ошибки в учете. Нельзя взять и принять такое имущество в госсобственность.

На основании описи и Акта о приеме-передаче НФА отразите излишки на забалансовом счете 02 как имущество на хранении и организуйте служебную проверку. Если обнаружили ошибку в учете, примите объект через исправление в учете. Если ошибок нет и владельцев не нашли, объявляйте в собственность государства через суд.

Такие правила — в пункте 27 Общих требований из приложения 1 к СГС «Учетная политика».

НЕПРОИЗВЕДЕННЫЕ АКТИВЫ

При инвентаризации непроизведенных активов проверьте объекты на счете 103.00: земля, в том числе земельные участки, недра, водоемы и другие объекты, которые находятся в пользовании учреждения. Проинвентаризируйте земельные участки, государственная собственность на которые не разграничена и сведения о них внесены в ЕГРН. Сверьте данные правоустанавливающих документов, учетные данные и данные Единого государственного реестра недвижимости.

В ходе инвентаризации комиссия проверяет:

• наличие документов, подтверждающих право пользования НПА;
• правильность учета объектов;
• отсутствие на объектах НПА неучтенных нефинансовых активов: различных сооружений, построек и т. д.;
• оценивает качественное состояние объектов НПА. Например, надо ли проводить осушение или ирригацию земельных участков.

Сверьте данные фактического и бухгалтерского учета. Внесите в инвентаризационные описи наименование и количество актива, данные о фактических остатках непроизведенных активов. Укажите статус и целевую функцию.

Неучтенный объект, который выявили во время инвентаризации, комиссия должна включить в инвентаризационную опись. Укажите в ней правильные данные и технические показатели по выявленным объектам. Такие правила — в пункте 24 Общих требований из приложения 1 к СГС «Учетная политика».

Данные фактических объемно-планировочных показателей земельных участков нужно сравнить с показателями, которые указаны в учетно-технической документации. Посмотреть их можно в правоустанавливающих документах, записях в государственном реестре имущества. Также сравните фактические показатели с данными бухгалтерского учета.

МНОГОЛЕТНИЕ НАСАЖДЕНИЯ

Инвентаризируйте многолетние насаждения, которые учитываете как биологические ресурсы, и саженцы и растения, которые учитываете как материальные запасы. Инвентаризацию проводите по каждому виду растений и материально ответственным лицам. Проводите инвентаризацию не реже одного раза в три года. Срок инвентаризации закрепите в учетной политике. Например, так: «Проводить инвентаризацию многолетних насаждений один раз в три года перед составлением бухгалтерской отчетности».

В ходе инвентаризации проверьте породный и видовой состав кустарников и деревьев, их возраст. При инвентаризации деревьев дополнительно измерьте их диаметр.

Сверьте фактическое наличие с данными бухгалтерского учета. Внесите в инвентаризационные описи данные о фактическом наличии по видам растений в разрезе учетных групп и материально ответственных лиц. Укажите количество, категорию и тип насаждений, возраст растений, диаметр деревьев, статус и целевую функцию.

КАПИТАЛЬНЫЕ ВЛОЖЕНИЯ

Объекты незавершенного строительства и капвложений в недвижимость инвентаризируйте на счете 106.00 «Вложения в нефинансовые активы». Инвентаризируйте вложения в нефинансовые активы по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам и оборудованию. Инвентаризацию капвложений проводите в сроки, которые установили в учетной политике. Методические рекомендации по инвентаризации даны в письме Минфина, Федерального казначейства от 22.12.2015 № 02-07-07/75364, 07-04-05/02-874.

В ходе инвентаризации проверьте:

• объекты, строительство по которым закончено;
• состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов и причины их консервации;
• не включено ли в состав зданий оборудование, монтаж которого не начинался.

При проверке используйте техническую документацию, акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства. Сверьте данные фактического и бухгалтерского учета. Внесите в инвентаризационные описи полное наименование объекта, его назначение и основные технические показатели, которые подтверждают объем выполненных работ. Укажите статус и целевую функцию объектов.

Составляйте отдельные описи:

• на объекты, которые не ввели в эксплуатацию, но строительство по ним завершили. Укажите причины, по которым задержана сдача объекта в эксплуатацию;
• объекты или проектно-изыскательные работы, по которым прекратили строительство. В описи укажите данные о выполненных работах, их стоимости, причины прекращения строительства;
• объекты, которые ввели в эксплуатацию, но по ним нет соответствующих документов.

Информацию о результатах инвентаризации капвложений отражают в отчетности:

• органы власти и казенные учреждения — в Сведениях о вложениях в объекты недвижимого имущества, объектах незавершенного строительства (ф. 0503190). Порядок, как заполнять форму, — в пункте 173.1 приказа Минфина от 28.12.2010 № 191
• бюджетные и автономные учреждения — в Сведениях о вложениях в объекты недвижимого имущества, об объектах незавершенного строительства (ф. 0503790). Порядок, как заполнить форму, — в пункте 75 приказа Минфина от 25.03.2011 № 33н.
• Информацию в Сведениях (ф. 0503190, 0503790) отражайте с учетом событий после отчетной даты. Например, если строительство объекта завершено в первых числах января до сдачи годовой отчетности, в Сведениях отразите эту информацию.

БИБЛИОТЕЧНЫЙ ФОНД

Как часто инвентаризировать

Учреждения проводят добровольную и обязательную инвентаризацию библиотечных фондов. Как часто проводить добровольную инвентаризацию, установите сами в учетной политике. Например, вы вправе прописать, что инвентаризируете библиотечный фонд один раз в год.

Обязательную инвентаризацию библиотечных фондов проводите один раз в пять лет перед годовой бухгалтерской отчетностью. Кроме того, обязательную инвентаризацию проводят и в других случаях, которые установили законом. Так, библиотеки — самостоятельные учреждения и структурные подразделения обеспечивают учет, комплектование, хранение библиотечного фонда в порядке, который утвердило Минкультуры (п. 6 ст. 12 Закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ). Такой порядок установили пунктом 32 Общих требований из приложения 1 к СГС «Учетная политика», приказом от 08.10.2012 № 1077.

Правила, как проверять библиотечный фонд, установлены разделом VII Порядка, утвержденного приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077. В частности, в приказе прописали:

1) случаи, когда проводят обязательную проверку: хищения, стихийные бедствия, реорганизация, ликвидация библиотеки;

2) плановые проверки фонда в такие сроки:

• документы с драгоценными металлами и камнями — ежегодно;
• фонд редких и ценных книг и фонды библиотек до 50 тыс. учетных единиц — один раз в пять лет;
• фонды библиотек от 50 тыс. до 200 тыс. учетных единиц — один раз в семь лет;
• фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц — один раз в 10 лет;
• фонды библиотек от 1 млн до 10 млн учетных единиц — один раз в 15 лет;
• фонды библиотек от 10 млн до 20 млн учетных единиц — один раз в 20 лет;
• фонды библиотек свыше 20 млн учетных единиц — 1 млн экземпляров в год;

3) проверки электронных сетевых локальных документов — проводят по количественным показателям и контрольным суммам, которые позволяют выявить изменения в документе.

Об этом — в пунктах 7.1–7.3 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077.

Как инвентаризировать

Инвентаризируйте библиотечный фонд по местам хранения и материально ответственным лицам. Сверьте фактическое наличие с данными бухгалтерского учета. Основания, порядок и сроки, как проводить инвентаризацию библиотечных фондов в вашем учреждении, закрепите в учетной политике.

Учитывайте положения законодательства, в частности:

• Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»;
• Закон от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле»;
• СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности»;
• Общие требования из СГС «Учетная политика».

Об этом сказано в пунктах 6, 20 Инструкции № 157н, подпункте «в» пункта 9 СГС «Учетная политика».

Перед инвентаризацией проверьте книги суммарного учета библиотечного фонда, документы, которые подтверждают выдачу книг и других документов читателям. Книги проверяйте путем фактического подсчета. Электронные сетевые локальные документы — по количественным показателям и контрольным суммам. Учитывайте особенности проведения инвентаризации отдельных видов библиотечных фондов. Например, для книжных памятников их установили положением, утвержденным приказом Минкультуры от 22.06.1998 № 341, для библиотечного фонда Вооруженных Сил — приказом министра обороны от 12.09.1995 № 300.

Как оформить результаты

После инвентаризации библиотечного фонда составьте акт о результатах проверки. К нему приложите список документов, которые отсутствуют без причины. В акте зафиксируйте сведения о количестве документов библиотечного фонда:

• по данным учета;
• есть в наличии;
• отсутствуют по неустановленной причине.

Такой акт подписывают председатель и члены комиссии. Утверждает его руководитель учреждения. Такие правила по оформлению результатов проверки — в пункте 7.4 Порядка, утвержденного приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077.

Также комиссия составляет Акт о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144). Списки объектов библиотечного фонда, которые устарели по содержанию или пришли в негодность, составляют раздельно с указанием причин. Об этом сказано в Методических указаниях к приказу № 52н.

ОБЪЕКТЫ АРЕНДЫ

Порядок инвентаризации объектов операционной аренды зависит от того, у кого находится объект: арендодателя или арендатора. Арендатор проверяет наличие объекта аренды. Данные о нем формирует в Инвентаризационной описи (ф. 0504087 или ф. 0510466). Арендодатель проверяет документы, которые подтверждают сдачу объекта в аренду. Инвентаризационные описи (ф. 0504087 или ф. 0510466) по переданным объектам не формирует.

Как провести инвентаризацию арендатору

Инвентаризируйте право пользования имуществом, которое получили в операционную аренду. Проверьте документы: договор аренды, акт приема-передачи. Сверьте цену договора с данными бухгалтерского учета. Проверьте сохранность арендованного имущества.

В Инвентаризационной описи (ф. 0504087 или ф. 0510466) укажите цену договора, данные об арендованных объектах: полные наименования, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Если получили в аренду машины, оборудование или транспортные средства, в описи укажите инвентарные номера по техническому паспорту организации-изготовителя, годы выпуска, назначение, мощность. Также внесите данные о состоянии арендованного имущества — укажите статус и целевую функцию.

Как провести инвентаризацию арендодателю

Проверьте документы на объекты, которые сдали в операционную аренду: договор аренды, акт приема-передачи. Инвентаризационные описи не составляйте. Для внутреннего контроля получите от арендатора экземпляр инвентаризационной описи.

ИМУЩЕСТВО КАЗНЫ

Имущество казны инвентаризируйте по видам активов, местам хранения и материально ответственным лицам. Порядок и сроки закрепите в учетной политике, но не реже чем ежегодно на отчетную дату. Сверьте данные бухгалтерского учета с данными из реестра имущества публично-правового образования и госреестра по недвижимому имуществу. Об этом — в письме Минфина от 16.09.2021 № 02-06-10/75555.

Проверьте:

• наличие документов, которые устанавливают право собственности на имущество казны и подтверждают отнесение объектов инвентаризации к имуществу казны;
• наличие и состояние технических, кадастровых паспортов и другой технической документации;
• наличие договоров, по которым имущество казны передано в пользование.

Внесите в инвентаризационные описи данные об объектах по наименованиям в соответствии с их основным назначением. Укажите статус и целевую функцию имущества. Если основное назначение объектов имущества казны изменилось из-за восстановления, реконструкции, расширения или переоборудования, в описи укажите новое назначение. А в графе «Примечание» — его предыдущее наименование.

Материальные запасы

МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЗАПАСЫ

Материальные запасы проверяйте по каждому материально ответственному лицу (МОЛ) и по местам хранения. Если материально ответственное лицо хранит запасы в разных помещениях, после проверки одного места хранения опломбируйте его и переходите в следующее помещение.

Комиссия инвентаризирует матзапасы в присутствии МОЛ. При этом члены комиссии перемеривают, перевешивают и пересчитывают матзапасы. Вносить данные в Опись (ф. 0504087 или ф. 0510466) со слов МОЛ или по данным учета нельзя. Перед инвентаризацией проверьте:

• фактическое наличие матзапасов и готовой продукции — пересчитайте, измерьте, взвесьте материалы;
• материалы в пути, отгруженные, но не оплаченные в срок, находящиеся на складах сторонних организаций. Сверьте суммы на счетах учета матзапасов с расчетными документами поставщиков, копиями платежных поручений, расписками, проверьте обоснованность сумм на соответствующих счетах бухучета;
• производственный и хозяйственный инвентарь в эксплуатации по местонахождению и материально ответственным лицам, у которых он хранится. Осмотрите каждый предмет;
• предметы спецодежды в стирке или ремонте по ведомостям-накладным или квитанциям организаций, которые оказывают эти услуги.

Сверьте данные фактического и бухгалтерского учета. Внесите в инвентаризационные описи полное наименование объекта, единицу измерения. Укажите статус и целевую функцию.

Пока проходит инвентаризация, в эксплуатацию материальные запасы отпускайте только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. Их занесите в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Материальные запасы, которые поступают во время инвентаризации, также отразите в отдельной описи «Опись товарно-материальных ценностей, поступивших во время инвентаризации».

Составьте отдельные инвентаризационные описи (ф. 0504087 или ф. 0510466) на материальные запасы, которые:

• находятся в учреждении и распределены по МОЛ. Их заносите в опись по наименованиям и указывайте вид, группу, количество и другие данные (например, артикул, сорта);
• находятся в пути. По каждой отправке в описи укажите наименование, количество и стоимость, дату отгрузки, а также перечень и номера учетных документов;
• отгруженные и не оплаченные вовремя покупателями. По каждой отгрузке в описи укажите наименование покупателя и материальных запасов, сумму, дату отгрузки, дату выписки и номер расчетного документа;
• переданы в переработку. В описи укажите наименование перерабатывающей организации и материальных запасов, количество, фактическую стоимость по данным бухучета, дату передачи, номера и даты документов;
• находятся на складах других организаций. В описи укажите наименование организации и материальных запасов, количество и стоимость.

Ситуация

Как инвентаризировать незавершенное производство

Перед началом инвентаризации незавершенного производства сдайте на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена. Во время инвентаризации сверьте фактическое наличие заделов и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве. Проверьте остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

Инвентаризационные описи (ф. 0504087 или ф. 0510466) по объектам незавершенного производства составляйте по каждому обособленному структурному подразделению. В описях укажите наименование заделов, стадии или степень готовности, количество или объем. На сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, а также на забракованные детали составьте отдельные описи (ф. 0504087 или ф. 0510466).

ПРОДУКТЫ ПИТАНИЯ

Инвентаризируйте продукты питания по местонахождению и материально ответственным лицам. Сроки проверки установлены только для медучреждений, например, в кладовых проводят инвентаризацию один раз в квартал, кухнях — один раз в месяц, буфетах — два раза в квартал. Другие учреждения также могут взять за основу данные сроки инвентаризации.

До начала инвентаризации опечатайте все помещения, в которых храните продукты. Проверьте:

• исправность весов, измерительных приборов и сроки их клеймения;
• предметы хозинвентаря у материально ответственных лиц;
• остатки тары и стеклянной посуды;
• фактическое наличие продуктов. Пересчитайте, взвесьте, измерьте их. Вес наливных продуктов определите путем обмеров и технических расчетов. Количество продуктов в неповрежденной упаковке — по документам поставщика.

Сверьте данные фактического и бухгалтерского учета. Внесите в инвентаризационную опись данные о фактическом наличии продуктов питания. В ней укажите наименование продукта, единицу измерения, количество, стоимость, статус и целевую функцию.

МЕДИКАМЕНТЫ И ПЕРЕВЯЗОЧНЫЕ СРЕДСТВА

Инвентаризируйте медикаменты и перевязочные средства по местам хранения и материально ответственным лицам. Срок инвентаризации — ежегодно. Перед инвентаризацией проверьте фактические остатки медикаментов, перевязочных средств, вспомогательных материалов, банок, склянок емкостью свыше 5000 мл, бутылок и других предметов возвратной тары, стоимость которой не включена в цену купленных медикаментов.

Сверьте фактическое наличие с данными бухгалтерского учета. Внесите в инвентаризационную опись данные о фактическом наличии проверяемых объектов. Укажите наименование лекарственных и перевязочных средств, единицу измерения, количество, стоимость, статус и целевую функцию медикаментов.

ГСМ

Инвентаризируйте все ГСМ — дизельное топливо, бензин, моторное масло — по видам, маркам, местам хранения и материально ответственным лицам. Проверьте фактическое количество ГСМ на складе, от производителей или поставщиков в запечатанных емкостях, которые не вскрываются по условиям хранения. Проинвентаризируйте неизрасходованное топливо в баках автомобилей.

Для расчета объема или массы ГСМ используйте средства измерительной техники: метрштоки, металлические рулетки с грузом и т. д. Чтобы определить остатки топлива в баках, используйте мерную линейку, данные панели приборов автомобиля или слейте остаток топлива в баке в измерительную емкость.

Сверьте фактическое наличие с данными бухгалтерского учета. Внесите в инвентаризационную опись данные о фактическом наличии ГСМ по видам и маркам. В описи укажите остатки топлива в баках по каждому транспортному средству и топливо, которое хранится в емкостях, статус и целевую функцию.

ЖИВОТНЫЕ И МОЛОДНЯК

Инвентаризируйте животных, которых учитываете как биологические ресурсы, и молодняк животных, который учитываете как материальные запасы. Инвентаризацию проводите по каждому виду животных, отдельно по фермам, подразделениям, бригадам и материально ответственным лицам. Срок инвентаризации — не реже одного раза в квартал. Срок закрепите в учетной политике.

Проверьте:
— взрослый продуктивный и рабочий скот, особо ценные экземпляры и молодняк крупного рогатого скота — поголовно;
— животных на откорме, молодняк свиней, овец, коз, птицу — по номенклатуре учетных регистров.

Сверьте фактическое наличие с данными бухгалтерского учета. Внесите в инвентаризационные описи данные о фактическом наличии по видам животных, отдельно по фермам, цехам, отделениям и бригадам в разрезе учетных групп и материально ответственных лиц, укажите статус и целевую функцию. Заполните описи в таком порядке.

Взрослый продуктивный и рабочий скот, свиней и особо ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро) заносите в инвентаризационные описи поголовно и указывайте номер животного (бирка, тавро), кличку, год рождения, породу по данным бонитировки скота, упитанность по категориям, вес животного, кроме лошадей, верблюдов, мулов и оленей, первоначальную стоимость.

Остальных животных включайте в описи так:

• прочие животные основного стада — по возрастным и половым группам с указанием количества голов и веса по каждой группе;
• молодняк крупного рогатого скота, племенных лошадей и рабочего скота — поголовно с указанием инвентарных номеров, кличек, пола, масти, породы и др.;
• животные на откорме, молодняк свиней, овец и коз, птица и другие виды животных — согласно номенклатуре учетных регистров с указанием количества голов и веса по каждой группе.

Данные по животным заносите в Инвентаризационную опись (ф. 0504087 или ф. 0510466). Бумажную опись можно расширить дополнительными колонками. Например: «Номер животного», «Кличка животного», «Особые приметы», «Упитанность».

Денежные активы

КАССА

Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы, в том числе фондовой кассы, закрепите в локальном документе учреждения, например, в положении о порядке проведения инвентаризации кассы. Инвентаризацию денег в кассе проводите по месту хранения и материально ответственному лицу. Сформируйте инвентаризационные описи наличных денежных средств. Результаты оформите в акте о результатах инвентаризации наличных.

Инвентаризацию кассы проводите, даже если на конец отчетного периода в учреждении не было наличных денежных средств. В Инвентаризационной описи (ф. 0504088 или ф. 0510467) и Акте о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836) укажите нули.

При смене ответственного лица — кассира проведите внеплановую инвентаризацию кассы. Порядок передачи кассы в случае назначения, перемещения или увольнения кассира закрепите в отдельном документе, например, в Инструкции по передаче кассы при смене кассира.

Во время инвентаризации проверьте:

• кассовую книгу. Она должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной печатью. Итоги страниц книги — правильно подсчитаны, а суммы остатков наличных денег — перенесены с одной страницы на другую;
• отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера, книги регистрации приходных и расходных ордеров;
• оправдательные документы к кассовым документам;
• установлен ли лимит остатка наличных денег в кассе.

Сверьте остатки денег в кассе с данными Кассовой книги (ф. 0504514). Если ведете расчеты через ККТ, проверку начните с операционных касс. Суммы наличных денег должны соответствовать данным книги кассира-операциониста, показателям на кассовой ленте и счетчиках кассового аппарата.

Сверьте итоги фактических остатков с данными бухгалтерского учета. Итоги инвентаризации наличных денег в кассе занесите в Инвентаризационную опись (ф. 0504088 или ф. 0510467). Укажите данные, наименование показателя (рубли, валюта) и данные об остатках наличных денег, ценностей и документов в кассе учреждения.

Результаты инвентаризации кассы оформляйте в новом электронном документе «Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств» (ф. 0510836). Его применяйте вместо бумажного Акта об инвентаризации кассы, который составляли в произвольной форме.

ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА НА СЧЕТАХ

Инвентаризируйте денежные средства на лицевых счетах в органе Федерального казначейства или в кредитной организации. Проверьте остатки на счетах 201.00. Сверьте их с выписками из лицевых и банковских счетов. Если в бухучете числятся остатки на счетах 201.03 по средствам в пути, сверьте их с данными подтверждающих документов — с банковскими квитанциями, квитанциями почтового отделения, копиями сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам, слипами (чеки платежных терминалов) и т. п.

Итоги инвентаризации денежных средств на счетах внесите в Инвентаризационную опись (ф. 0504082 или ф. 0510464). В ней укажите наименование банка, номера счетов, остатки средств. Также запишите, что к началу инвентаризации данные о наличии денежных средств сверены с выписками из лицевых (банковских) счетов.

ДРАГМЕТАЛЛЫ И КАМНИ

Инвентаризацию драгметаллов проводите один раз в год на 1 января. До инвентаризации закончите обработку документов по приходу и расходу драгметаллов и драгоценных камней. Сделайте записи в учетных документах, что все ценности учтены, и определите остатки на день инвентаризации.

Проверьте:

• драгметаллы, драгоценные камни и изделия из них;
• драгметаллы и камни в составе любых материальных ценностей;
• активы, лом и отходы, которые получили для переработки или на ответственное хранение, если они состоят из драгметаллов и камней или содержат их;
• ранее не учтенные активы, если они состоят из драгметаллов и камней или содержат их.

Ценности для проверки предъявляет материально ответственный сотрудник. Комиссия считает, взвешивает и измеряет драгметаллы и камни, отбирает и проводит анализ проб. Драгметаллы и камни в составе оборудования инвентаризируют по учетным и техническим документам либо по аналогам или экспертному заключению. Драгметаллы и камни в опломбированной специальной таре инвентаризируют по учетной и технической документации, документам поставщика или данным входного контроля.

Данные по драгметаллам и камням заносите в Опись по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087 или ф. 0510466). Ее можно расширить дополнительными колонками. Например, для металла — колонкой «Масса драгметаллов в объекте, грамм» раздельно по серебру, золоту и платине. Для камней — колонками «Размерность, подгруппа по массе», «Форма огранки», «Характеристика».

ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И БСО

Бланки строгой отчетности и денежные документы инвентаризируйте по видам с учетом начальных и конечных номеров и каждому месту хранения и материально ответственному лицу. Проверьте фактическое наличие бланков строгой отчетности. Учитывайте начальные и конечные номера тех или иных бланков, их серию и номинальную стоимость.

Итоги инвентаризации БСО и денежных документов занесите в Инвентаризационную опись (ф. 0504086 или ф. 0510465). Укажите данные о фактическом наличии денежных документов по наименованиям, видам, категориям бланков, местам инвентаризации.

Расчеты

РАСЧЕТЫ ПО ДОХОДАМ

Расчеты по доходам, которые числятся на счете 205.00, инвентаризируйте по суммам дебиторской или кредиторской задолженности. Сверьте суммы по видам поступлений, плательщиков доходов, идентификационных номеров расчетов по доходам, УИН, видам валют. Проверьте наличие правовых оснований возникновения расчетов: договоров, соглашений. Определите, есть ли просроченная дебиторская или кредиторская задолженность.

В ходе инвентаризации проверьте:

• полноту и своевременность отражения расчетов по доходам в учете;
• обоснованность отражения сумм на счете;
• соблюдение порядка признания доходов по видам доходов;
• соответствие сумм начисленных доходов первичным документам;
• суммы дебиторской задолженности, не подтвержденной дебиторами;
• суммы кредиторской задолженности, не согласованной с кредитором;
• обоснованность списания дебиторской и кредиторской задолженности.

Итоги инвентаризации отразите в Инвентаризационной описи расчетов по поступлениям (ф. 0504091 или ф. 0510468). В описи укажите вид дохода, номер счета учета, сумму задолженности. Если в ходе инвентаризации выявили неподтвержденную задолженность или задолженность с истекшим сроком исковой давности, также отразите ее в Инвентаризационной описи расчетов по поступлениям (ф. 0504091 или ф. 0510468).

РАСЧЕТЫ С ДЕБИТОРАМИ И КРЕДИТОРАМИ

В ходе инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности проверьте расчеты с персоналом, покупателями, заказчиками и поставщиками, а также расчеты с бюджетом — на счетах 206, 208, 209, 302, 303, 304. С налоговой обязательно сверьте расчеты (см., как провести сверку с ФНС). А вот для расчетов с контрагентами акты сверок необязательны. Если ваши расчеты все подтверждены первичкой, этого достаточно. Такую позицию высказали специалисты Минфина в рамках круглого стола в Грозном.

Инвентаризацию задолженности обязательно проводите:

• перед годовой отчетностью;
• перед списанием;
• по требованию Минфина, учредители или финоргана.

Также рекомендуется проводит инвентаризацию перед квартальной отчетностью, чтобы дать правильную характеристику просроченных и долгосрочных долгов, уточнить дату возникновения, а также списать и не показывать в отчетах сомнительные и безнадежны долги.

Перед годовой отчетностью Минфин рекомендует проводить инвентаризацию задолженности два раза. Первый раз – в течение IV квартала, второй раз – по состоянию на 1 января (п. 17 Методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина от 01.07.2024 № 02-06-06/61122).

Годовую инвентаризацию задолженности в IV квартале проводите не ранее 1 октября. Так, перед отчетностью за 2024 год годовую инвентаризацию можно начать не ранее чем 1 октября 2024 года. В этот период в ходе инвентаризации нужно:

• проверить наличие задолженности;
• проверить даты возникновения задолженности и даты исполнения по правовому основанию;
• дать характеристику задолженности – текущая, долгосрочная, просроченная, сомнительная, безнадежная, не востребованная кредиторами.

По итогам инвентаризации сомнительную и безнадежную задолженность надо будет списать. Связано это с тем, что такие долги в балансе отражать нельзя. Подробнее, как списать задолженность, смотрите в рекомендации.

Совет

Если контрагент кажется неблагонадежным, проверяйте расчеты с ним в течение отчетного года.

Проверку расчетов с неблагонадежным контрагентом включите в мероприятия внутреннего контроля. Проверяйте такие операции в течение учетного периода, чтобы облегчить себе работу на период подготовки к годовым отчетам и инвентаризации.

Дополнительную годовую инвентаризацию на 1 января нужно проводить в случаях, если на отчетную дату числится просроченная задолженность. Например, выявили новых должников или сами просрочили обязательства. Дополнительная инвентаризация нужна, чтобы подтвердить достоверность показателей задолженности в отчетности.

Внимание

Заключительные записи отражайте в учете не позднее 31 декабря отчетного года, даже если инвентаризация фактически завершена после отчетной даты.

Это необходимо, чтобы операции попали в годовую отчетность и в ней не было искажений.

ОПЛАТА ТРУДА

При инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда выявляйте суммы невыплаченной зарплаты (депонированные суммы), а также переплаты сотрудникам. Проверьте:

• наличие документов, по которым рассчитываете зарплату: коллективный и трудовые договоры, положения об оплате труда, приказы;
• начисленные суммы заработной платы. Используйте лицевые счета, расчетно-платежные ведомости;
• фактически отработанное время. Возьмите из табеля учета рабочего времени;
• выплаты сотрудникам. Используйте платежные или расчетно-платежные ведомости, расходные кассовые ордера, реестры на перечисление зарплаты на карты;
• целевое использование выданных сотрудникам денежных средств — депонированные суммы, переплаты сотрудникам.

Сверьте данные первичных учетных документов и регистров с данными бухучета. Определите характер задолженности в расчетах с сотрудниками — нормальная или просроченная.

Подотчет

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проверяйте наличие распорядительных документов на выдачу подотчетных сумм: заявления о выдаче аванса, приказы руководителя. Проверьте список лиц, которые вправе брать деньги в подотчет, и наличие авансовых отчетов с подтверждающими документами.

В ходе инвентаризации проверьте:

• суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу;
• целевое использование выданных сотрудникам подотчетных сумм;
• своевременность сдачи авансовых отчетов и возврата остатков подотчетных сумм.

Сверьте данные первичных учетных документов и регистров с данными бухучета. Определите наличие задолженности по подотчетным суммам по каждому подотчетному лицу.

Итоги инвентаризации расчетов по оплате труда и подотчетным суммам внесите в Инвентаризационную опись по расчетам с сотрудниками, студентами (ф. 0504089). В ней укажите фамилию, имя и отчество сотрудника, номер счета, на котором числится задолженность, сумму задолженности и причины ее образования. Выделите в описи задолженность с истекшим сроком исковой давности. В рекомендациях смотрите, как определить срок давности для дебиторской и кредиторской задолженности.

РАСЧЕТЫ С БЮДЖЕТОМ

Перед инвентаризацией расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами сверьте расчеты с налоговым органом и СФР по платежам в бюджет. Смотрите, как провести сверку с ФНС по налогам и взносам и с СФР по взносам на травматизм. Данные сверки сопоставьте с остатками на счетах 303.00. Определите, есть ли переплата или надо погасить недоимку.

Данные о дебиторской или кредиторской задолженности внесите в Инвентаризационную опись в расчетах с бюджетом (ф. 0504089). В ней укажите наименование налога и номер счета, по которому числится задолженность, сумму, дату возникновения и причины образования задолженности. Выделите в ней задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Доходы и расходы

ДОХОДЫ БУДУЩИХ ПЕРИОДОВ

При инвентаризации доходов будущих периодов проверьте остатки доходов на счете 401.40 «Доходы будущих периодов». Используйте документы, которые подтверждают сумму доходов, правильность их отнесения в состав доходов будущих периодов.

Во время инвентаризации проверьте:

• достоверность суммы доходов;
• правильность начисления доходов будущих периодов;
• период учета доходов и период, который установлен в учетной политике.

Унифицированной инвентаризационной описи для доходов будущих периодов нет. Учреждение может разработать форму самостоятельно или воспользоваться Актом инвентаризации № ИНВ-11 (ф. 0317012). Форму, которую используете, закрепите в учетной политике. В акте укажите наименование, сумму, дату возникновения доходов будущих периодов.

РАСХОДЫ БУДУЩИХ ПЕРИОДОВ

Инвентаризируйте остатки расходов, которые отражаете на счете 401.50 «Расходы будущих периодов». Используйте документы, которые подтверждают сумму понесенных расходов: счета, акты, договоры, накладные. Срок инвентаризации установите в учетной политике.

Во время инвентаризации проверьте:

• достоверность суммы расходов;
• период учета расходов и период, который установлен в учетной политике;
• соответствие расчетов учетной политике;
• правильность списания сумм на расходы.

РЕЗЕРВЫ

Инвентаризируйте остатки на счете 401.60 «Резервы предстоящих расходов» по видам резервов, которые создает учреждение. При инвентаризации резервов проверяйте правильность их расчета и обоснованность создания. Данные проверяются на конец отчетного месяца, квартала или года — согласно своей учетной политике. Во время инвентаризации проверьте, отражены ли созданные резервы и способ резервирования в учетной политике. А также обоснованность на конец отчетного периода остатка резервов.

Инвентаризацию резерва отпусков проводите в конце месяца, квартала или года — согласно своей учетной политике. Остаток резерва на оплату отпусков определите по количеству не использованных работниками календарных дней отпусков по данным отдела кадров. Суммы резервов рассчитайте по способу, который установлен в учетной политике.

Унифицированной инвентаризационной описи для инвентаризации
резервов предстоящих расходов нет. Форму акта разработайте самостоятельно и закрепите в учетной политике. В акте укажите наименование, сумму, дату возникновения резерва, суммы, которые нужно сторнировать. К акту приложите подробные расчеты по остаткам неиспользованных резервов. 

Забаланс

Инвентаризацию имущества, финансовых активов, обязательств и других объектов бухучета на забалансовых счетах проводите, чтобы подтвердить показатели годовой отчетности по этим счетам (п. 6 Инструкции № 157н, п. 1.1 приложения к письму Минфина, Федерального казначейства от 02.02.2017 № 02-07-07/5669, 07-04-05/02-120). Сроки инвентаризации пропишите в учетной политике.

Инвентаризируйте все забалансовые счета, которые используете в учреждении, по местам хранения и ответственным лицам. Проверьте имущество, в том числе в аренде, безвозмездном пользовании, в личном пользовании сотрудников, расчеты, задолженность, банковские гарантии и другие обязательства за балансом.

Проверьте:

• наличие и состояние имущества, документы, подтверждающие их получение;
• основания, по которым задолженность отражена на забалансовых счетах;
• другие документы – основания учета на забалансе.

Сверьте фактические данные с данными бухгалтерского учета. Внесите в отдельные инвентаризационные описи фактические данные. В описях укажите наименование имущества, перечень документов, которые подтвердят его получение, наименование и типы бланков, приказы и акты о списании нереальной к взысканию кредиторки и другие документы.

Оформить инвентаризационные описи по забалансовым счетам можно одним из трех способов:

1. использовать формы из приказа 52н, которые применяют для инвентаризации на балансе: ф. 0504086, ф. 0504087, ф. 0504089, ф.0504091;
2. разработать свои формы;
3. оформить описи из приказа 61н: ф. 0510466 – при инвентаризации имущества на забалансовых счетах  01, 02, 07, 09, 21, 27 и других счетах по учету имущества, ф. 0510465 – при инвентаризации на счете 03, ф. 0510468 – при инвентаризации на счетах 04, 20.

Ситуация

Нужно ли проводить инвентаризацию на забалансовых счетах 17 и 18

Инвентаризировать забалансовые счета 17 и 18 не нужно. Учреждения должны проводить инвентаризацию активов и обязательств. На забалансовых счетах 17 и 18 активы и обязательства не учитывают — на этих счетах ведется лишь аналитический учет поступлений и выбытий денежных средств.

Активы — денежные средства. Их учитывают на балансовых счетах 201.00. Инвентаризацию денег на этих счетах проводят в общем порядке: проверяют наличку в кассе и остатки на банковских и лицевых счетах. Дополнительно инвентаризировать забалансовую аналитику денежных средств не нужно. Такой вывод следует из пункта 79 СГС «Концептуальные основы», пунктов 365, 367 Инструкции № 157н.

Санкционирование 

Инвентаризацию на счетах санкционирования проводить не нужно. Таких требований в СГС «Учетная политика» нет. Аналогичную позицию озвучили специалисты Минфина во время обсуждения правил годовой инвентаризации — 2023 в рамках круглого стола «Развитие бюджетной методологии 2023–2024 годов. Основные новации бюджетного процесса», который прошел в Грозном 2–3 ноября.

Ранее специалисты Минфина высказывали противоположную позицию, что инвентаризировать 500-е счета нужно

 Как проводили инвентаризацию в 2023 году

В 2023 году для оформления инвентаризации стали применять пять новых электронных документов и новые требования из СГС «Учетная политика». Начало проверки объявляли не приказом, а новым Решением (ф. 0510439). Акт о результатах инвентаризации составляли по форме № 0504835, а при централизации – новый акт (ф. 0510463).